Если вы покупаете маркированный товар у нормального поставщика, после каждой поставки вам по ЭДО прилетает УПД. Многие владельцы торговых точек эти документы игнорируют — и зря: именно УПД делает коды маркировки вашими. Разбираем, что это за документ и как с ним жить.

Что такое УПД простыми словами

УПД — универсальный передаточный документ: счёт-фактура и накладная в одном. Для маркированного товара в него добавляется главное — список кодов маркировки каждой единицы (признак «ДОП»). По этому списку «Честный знак» понимает, какие коды перешли от поставщика к вам.

Где его искать

УПД приходит по ЭДО — через оператора, к которому подключён поставщик (СБИС, Контур, Такском и др.). Если у вас пока нет своего ЭДО, минимум что нужно — знать, что документ отправлен, и иметь возможность его подписать. В Товаркоде входящие УПД собираются в раздел «Поставки» автоматически — по вашему ИНН.

Почему нельзя просто молчать

Распространённая ошибка: «товар приехал, я его продаю, а бумажки пусть ждут». Что происходит на самом деле:

  • Коды остаются на поставщике. Пока вы не подписали УПД, формально коды не ваши.
  • Касса может не пустить товар. В разрешительном режиме касса спрашивает у «Честного знака» статус кода — и получает ответ, который зависит от того, как проведён документ.
  • У поставщика висят «неподтверждённые отгрузки». Через несколько таких поставок добросовестный поставщик начнёт требовать подписи, а недобросовестный — спишет расхождения на вас.

У большинства операторов ЭДО есть срок на подписание входящего УПД (обычно несколько дней). Просроченный документ — претензии от поставщика и вопросы при проверке.

Порядок работы с входящим УПД

  1. Получили УПД — проверьте своего ли он адресата (ваш ИНН), совпадают ли суммы и количество с реальной поставкой.
  2. Сверьте коды — список кодов в УПД должен совпадать с тем, что вы отсканировали на приёмке. Не совпало — не подписывайте, отправляйте уточнение.
  3. Подпишите УКЭП — после подписи коды переходят на вас, товар можно вводить в оборот и продавать.
  4. Храните — УПД в ЭДО хранится у оператора, но выгрузка/архив на вашей стороне не помешает.

Частые вопросы

А если в УПД нет кодов маркировки? Для маркированного товара это нарушение со стороны поставщика. Без кодов вы не сможете подтвердить легальность товара — требуйте исправленный документ.

А если мы на самозанятости/патенте и нет ЭДО? УПД всё равно придётся принимать и подписывать — ЭДО для этого обязателен. Базовые тарифы операторов на приём документов обычно недорогие.

Коротко

УПД с кодами — это акт передачи кодов маркировки от поставщика к вам. Получили → сверили с фактом приёмки → подписали УКЭП → продаёте спокойно. Молчание и просрочка превращают чужие ошибки в ваши штрафы.

Частые вопросы

Что такое входящий УПД?
УПД — универсальный передаточный документ: накладная и счёт-фактура в одном. Для маркированного товара в него включается список кодов маркировки каждой единицы — по нему коды переходят от поставщика к вам.
Что будет, если не подписывать входящий УПД?
Коды маркировки останутся на поставщике: касса может не пустить товар в разрешительном режиме, остатки не сойдутся, а при проверке вы не подтвердите легальность товара.
Когда подписывать УПД?
Только после полной сверки: состав и суммы совпадают с поставкой, коды в документе совпадают с отсканированными единицами. Подпись — УКЭП, в срок, установленный оператором ЭДО.
Нужен ли ЭДО маленькой торговой точке?
Да, если вы покупаете маркированный товар: УПД с кодами приходит только по ЭДО. Подключение занимает около получаса, приём документов у большинства операторов бесплатен или стоит копейки.