Пятнадцать минут, пока водитель курит у вашей двери, — самое ценное время всей поставки. Пока машина на месте, любое расхождение — проблема поставщика. Уехала — ваша. Вот чек-лист того, что успеть проверить и как зафиксировать проблемы.
До приезда машины
- УПД получен по ЭДО и в нём есть коды маркировки (признак «ДОП»). Нет УПД — просите выслать до отгрузки.
- Сумма и состав в УПД соответствуют вашему заказу.
- Телефон заряжен, сервис приёмки открыт — сканировать будете сразу.
Пока идёт разгрузка
- Количество коробов совпадает с накладной. Считайте вслух при водителе.
- Короба целые: нет вскрытого скотча, следов переклейки, чужих этикеток поверх заводских.
- Сроки годности: выборочно по каждой позиции. Просрочка и «пограничный» срок — на этом этапе можно просто не принять.
Сканирование кодов
Главная часть. Открываете короба и сканируете каждую единицу:
- Каждый код читается — замыленный или порванный DataMatrix равен отсутствующему.
- Каждый код «в обороте» — статусы смотрите сразу, не «потом вечером».
- Факт совпадает с УПД: сколько кодов в документе, столько и отсканировано. Недостача и излишки одинаково важны.
Не соглашайтесь на «я потом довезу/дошлю коды». Единица без кода в УПД — это товар, который вы не сможете легально продать. Принимаете только то, что закрыто документом.
Если нашли расхождение
- Остановите приёмку по этой позиции — не «принять всё и разобраться потом».
- Сфотографируйте: короб, этикетку короба, сами единицы, коды. Фото с водителем в кадре — плюсом, но не обязательно.
- Составьте акт расхождений прямо на месте, подпись водителя обязательна. Водитель отказывается подписывать — фиксируйте отказ в акте.
- Ответ поставщику: либо не принимаете единицы вовсе, либо ждёте исправленный УПД. Деньги за недовложенное — не платите.
После отъезда машины
- Подписали УПД своей УКЭП (только после полной сверки!).
- Коды приняты на ваш баланс — товар можно ставить на полку.
- Расхождения, если были, ушли поставщику письменно (ЭДО/почта) в тот же день.
Коротко
Приёмка — это не «подписать бумажку у водителя», а три сверки: короба с накладной, коды с «Честным знаком», факт с УПД. Всё несовпадение фиксируется актом до отъезда машины. Чек-лист выше можно распечатать и повесить на точке.
Частые вопросы
Что проверять при приёмке маркированного товара?
Три сверки: количество и целостность коробов с накладной, статусы кодов каждой единицы в «Честном знаке», факт со списком кодов в УПД. Плюс сроки годности выборочно по позициям.
Что делать, если кодов больше или меньше, чем в УПД?
Недостача и излишки одинаково опасны: недостача — вы платите за воздух, излишки без кода в УПД — товар, который нельзя продать. Оформляйте акт расхождений на месте.
Как зафиксировать расхождение, если водитель отказывается подписывать акт?
Сделайте отметку об отказе в акте, приложите фото (короб, этикетка, коды) и отправьте акт поставщику в тот же день. Юридической силы акт не теряет.
Можно ли принять товар и дождаться коды «потом»?
Нет. Единица без кода в УПД не может быть введена в оборот на вас — это нелегальный товар на полке. Принимайте только то, что закрыто документом.