Классическая картина: поставщик привёз товар, вы подписали накладную не глядя, а вечером сидите в Excel и сверяете коды. Потом в «Честном знаке» всплывают расхождения, и товар нельзя продавать. Разбираем, как принимать маркированный товар с телефона — прямо у машины, за 10–15 минут.
Почему вечером в Excel — плохо
Пока машина поставщика стоит у вашей двери, у вас есть главный рычаг: можно не принять короб или зафиксировать расхождение в акте. Как только водитель уехал, любое расхождение — ваша проблема и ваши деньги. Поэтому приёмка должна происходить на месте, а телефон для этого подходит лучше ноутбука: он всегда с собой и у него есть камера.
Шаг 1. Попросите УПД заранее
УПД (универсальный передаточный документ) с кодами маркировки приходит вам по ЭДО. Попросите поставщика отправить его до приезда машины — тогда на месте вы просто сверяете факт с документом, а не ждёте бумажки.
Если поставщик не шлёт УПД с кодами — это красный флаг. Без него вы не сможете легально принять коды на себя и ввести товар в оборот.
Шаг 2. Сканируйте каждую единицу
Открываете короб и сканируете DataMatrix-код на каждой единице камерой телефона. На каждый код сервис отвечает статусом из «Честного знака»:
- код существует и в обороте — можно принимать;
- код выведен из оборота — товар уже «продан» или списан, принимать нельзя;
- код не найден — подделка или ошибка, однозначно в сторону.
Три «не тот» кода подряд — повод остановиться и вызвать менеджера поставщика, а не додавить приёмку «как-нибудь потом».
Шаг 3. Сверка с УПД
После сканирования сравниваете: что в УПД vs что отсканировано по факту. Три исхода:
- Совпало — подписываете УПД своей УКЭП и принимаете товар в оборот.
- Недостача — коды в УПД есть, товара нет. Корректируете количество или оформляете расхождение.
- Излишки — товар есть, в УПД его нет. Не принимайте «под честное слово»: без кода в УПД эту единицу вы не продадите легально.
Шаг 4. Подписание и ввод в оборот
Подписываете УПД электронной подписью (УКЭП) — с телефона это занимает секунды, если подпись подключена к кабинету. Дальше коды переходят на вас, и товар можно ставить на полку и продавать.
Сколько это занимает
На партию в 5 коробов / ~150 единиц: сканирование — 10–12 минут, сверка — 2 минуты, подпись — 1 минута. Итого четверть часа вместо вечера с Excel и нервов на следующей неделе.
Коротко
Приёмка с телефона — это: УПД заранее → скан каждой единицы у машины → сверка → подпись УКЭП → в оборот. Всё расхождение фиксируется, пока водитель на месте. Попробовать можно на своей следующей поставке — демо и лист ожидания.