Заказывали 200 бутылок воды по 0,5 — привезли 180 пол-литровых и 20 полуторалитровых. Или в коробе с молоком оказались единицы с выбывшими кодами. Это пересорт и недостача — обычная практика рынка, а не экзотика. Разбираем, как находить такое по кодам и превращать в деньги, а не в убыток.

Три вида «не то»

  1. Недостача — в УПД 100 кодов, по факту 96 единиц. Вы платите за воздух.
  2. Пересорт — количество совпадает, но позиции/фасовки/вкусы другие. Коды в УПД не соответствуют товару в коробе.
  3. «Левые» коды — единицы с выбывшими или несуществующими кодами. Самый опасный вид: товар есть, а продавать его нельзя.

Как находить расхождения сканированием

Бумажная сверка «наименование — количество» пересорт не ловит: в накладной «молоко 3,2%», в коробке «2,5%» — и для бухгалтерии сойдётся, и для полки проблема. Коды ловят всё:

  • сканируете каждую единицу → сервис показывает, какой GTIN (товар) скрыт за кодом;
  • сверка с УПД идёт по кодам, а не по названиям: код есть в документе — принято, нет — расхождение;
  • статус кода («в обороте» / «выбыл») сразу показывает «левак».

В Товаркоде это выглядит как сводка после сканирования короба: «в УПД — 24, отсканировано — 24, совпало — 22, расхождения — 2». Эти две единицы вы и не принимаете.

Фиксация на месте

  1. Остановитесь на проблемной позиции, не размазывайте по всей приёмке.
  2. Фото: короб с этикеткой, «левые» единицы, их коды. Достаточно телефона.
  3. Акт расхождений: дата, номер УПД, что по документу / что по факту, перечень кодов. Подпись водителя; отказался — отметка об отказе.
  4. Уведомление поставщику в тот же день: акт + фото + список кодов через ЭДО или почту, указанную в договоре.

Что требовать от поставщика

  • Недостача — исправленный УПД и возврат денег за недовложенное (или довоз с новым документом).
  • Пересорт — замену с корректным документом или возврат денег. «Продайте как есть» без исправленного УПД — не вариант: коды вам не перешли.
  • «Левые» коды — только возврат поставщику. Это его нарушение, не ваша проблема. Если история повторяется — меняйте поставщика: второй раз это уже выглядит как ваша договорённость.

Оплату за спорные позиции удерживайте до разрешения. Проще не доплатить, чем выбивать возврат после.

Профилактика

  • Ведите рейтинг поставщиков по расхождениям: у кого акты каждую неделю — тому либо жёсткие условия в договоре, либо прощание.
  • Просите УПД до отгрузки: сверка «документ vs заказ» ловит половину проблем ещё до выезда машины.
  • Постоянному поставщику с чистой историей можно доверять приёмку по коробам; новому — только поштучно.

Коротко

Пересорт ловится сканированием кодов, а не чтением накладной. Нашёл расхождение — стоп, фото, акт, уведомление в тот же день, оплата удерживается. Товар без живых кодов не принимайте никогда: продать его легально не получится.

Частые вопросы

Что такое пересорт в поставке?
Количество единиц совпадает, но позиции, фасовки или вкусы отличаются от заказа. Бумажная сверка по названиям пересорт не ловит — его видно только по кодам маркировки и GTIN.
Как доказать поставщику недостачу или пересорт?
Акт расхождений на месте с подписью водителя (или отметкой об отказе), фото коробов и кодов, список кодов из сканирования. Уведомление поставщику — в тот же день.
Что делать с единицами, которых нет в УПД?
Не принимать: без кода в документе товар нельзя легально продать. Требуйте исправленный УПД или возвращайте излишки поставщику.
Можно ли удержать оплату за спорные позиции?
Да, и это правильно: оплату за позиции с расхождениями удерживайте до разрешения. Не доплатить проще, чем выбивать возврат потом.